Synchronizacja kontaktów Outlook z bazą danych PostgreSQL

Opis programu

Program synchronizuje kontakty z programu Outlook z bazą danych PostgreSQL oraz odwrotnie. Dodatkowo, obsługuje listę zablokowanych adresów e-mail (blacklist), co pozwala na automatyczne usuwanie niepożądanych kontaktów zarówno z Outlooka, jak i z bazy danych. Program może także aktualizować notatki w kontaktach Outlooka, dodając informację o liczbie dni od ostatniego kontaktu.

Inspiracją do tego projektu była częsta potrzeba synchronizacji danych kontaktowych na wielu urządzeniach – na przykład w przypadku posiadania kilku laptopów przez jednego użytkownika lub korzystania z kilku komputerów w małych firmach, które obsługują te same skrzynki pocztowe. Outlook jest popularnym narzędziem, jednak w sytuacjach, gdy jeden z pracowników aktualizuje dane kontaktowe, pozostali użytkownicy mogą nie mieć dostępu do zaktualizowanych informacji. Wiele firm nie korzysta z Office 365 ze względu na koszty, a także może nie posiadać dedykowanego oprogramowania CRM. W takich przypadkach baza kontaktów jest często przechowywana w Outlooku. Z tych właśnie powodów powstał ten projekt.

Funkcje programu

1. export_outlook_to_postgres()

Eksportuje kontakty z programu Outlook do bazy danych PostgreSQL. Pobiera podstawowe informacje, takie jak:

• Imię i nazwisko,
• Adresy e-mail (główne, drugie i trzecie),
• Numery telefonów (praca, komórkowy, domowy, faks),
• Ostatni kontakt (aktualizowany przy każdym eksporcie).

Kontakty są zapisywane do tabeli contacts w PostgreSQL, a w przypadku duplikatów następuje aktualizacja istniejących rekordów.

2. sync_postgres_to_outlook()

Synchronizuje kontakty z bazy danych PostgreSQL do Outlooka. Jeśli dany kontakt istnieje już w Outlooku, jest on aktualizowany, a jeśli nie – dodawany jako nowy. Obsługiwane są również pola takie jak:

• Główne i dodatkowe adresy e-mail,
• Numery telefonów (praca, komórkowy, domowy, faks).

Podczas synchronizacji zapisywane są zmiany w tabeli contact_history, aby śledzić, które kontakty były aktualizowane lub dodawane.

3. remove_blacklisted_contacts()

Usuwa kontakty, których adresy e-mail, domeny lub prefiksy znajdują się na czarnej liście (blacklist). Funkcja ta usuwa zablokowane kontakty zarówno z Outlooka, jak i z bazy danych PostgreSQL. Po usunięciu kontaktu zmiany są zapisywane w contact_history.

4. check_recent_emails()

Sprawdza skrzynkę odbiorczą Outlooka (oraz podfoldery) w poszukiwaniu kontaktów, z którymi była prowadzona korespondencja w ciągu ostatnich 6 miesięcy. Kontakty te są dodawane do bazy danych PostgreSQL, chyba że ich adresy są na czarnej liście.

5. save_recent_contacts_to_db(recent_contacts)

Zapisuje ostatnie kontakty z wiadomości e-mail do bazy danych PostgreSQL. Przed dodaniem kontaktów do bazy sprawdzana jest czarna lista, aby uniknąć zapisywania niepożądanych adresów.

6. update_contact_notes_in_outlook()

Aktualizuje notatki w kontaktach Outlooka, dodając informację o liczbie dni od ostatniego kontaktu. Nowa informacja o ostatnim kontakcie jest dodawana na początku notatki, zachowując poprzednią zawartość.

Struktura bazy danych

Tabela contacts

Przechowuje informacje o kontaktach, takie jak:

• first_name: Imię,
• last_name: Nazwisko,
• email, email2, email3: Adresy e-mail,
• phone_work, phone_mobile, phone_home: Numery telefonów,
• last_contact: Data ostatniego kontaktu.

Tabela contact_history

Zawiera historię zmian kontaktów:

• contact_id: ID kontaktu,
• change_type: Typ zmiany (add, update, delete),
• changed_by: Użytkownik, który dokonał zmiany (lub "system").

Tabela blacklist

Przechowuje informacje o zablokowanych kontaktach:

• email: Zablokowany adres e-mail,
• domain: Zablokowana domena,
• prefix: Zablokowany prefiks (np. noreply@*).

Działanie krok po kroku

1. Eksport kontaktów z Outlooka: Program pobiera kontakty z Outlooka i zapisuje je do bazy PostgreSQL.
2. Synchronizacja z PostgreSQL do Outlooka: Jeśli kontakt istnieje w bazie, jest aktualizowany lub dodawany do Outlooka.
3. Sprawdzanie czarnej listy: Program usuwa kontakty z Outlooka i bazy, których adresy są na czarnej liście.
4. Sprawdzanie korespondencji e-mail: Program sprawdza skrzynkę odbiorczą i dodaje nowe kontakty do bazy, o ile nie są na czarnej liście.
5. Aktualizacja notatek w kontaktach: Program dodaje informację o liczbie dni od ostatniego kontaktu do notatek w Outlooku.

Dodatkowo pliki nie korzystające z bazy danych mogą służyć do jednorazowych importów/exportów oraz jako baza do zmian.