Rolling Tasker

Introduction

Rolling Tasker adalah sebuah sistem logging yang dilatarbelakangi sebuah paradigma untuk mengoptimalkan jam kerja

Semua coaster dapat mencatat aktivitas pengerjaan dengan sistem Rolling Tasker ini.

Concept

Waktu kerja setiap harinya akan dibagi menjadi beberapa slot, setiap slot berdurasi kira-kira 2 jam, jadi dalam 1 hari coaster akan mengisi 4 slot dalam kasus normal. Hal ini berdasarkan riset bahwa manusia bisa fokus pada 1 task yang diberikan dalam durasi 90-120 menit dengan istirahat sebentar setelah itu.

"Apa yang akan dikerjakan dalam 1 slot sesi?"

Pertanyaan di atas akan menjadi fokus utama dalam Rolling Tasker, untuk PM maupun untuk masing-masing coaster diharapkan aware dengan target setiap slotnya.

Kunci dalam sistem Rolling Tasker adalah fokus dengan apa yang dikerjakan, dan untuk mencapai hal tersebut ada beberapa tips:

1 Task untuk setiap slot
Eliminasi distraksi walaupun hanya 1 task yang dikerjakan
Gunakan waktu istirahat dengan benar

Why is Rolling Tasker so important?

Project Management Rolling Glory berpusat pada sistem milestoning yang dibuat dengan dasar MD (manday - beban kerja yang bisa dikerjakan coaster dalam 1 hari kerja), oleh karena itu Rolling Tasker ini akan sangat penting untuk planning timeline project, tracking sepanjang development, dan evaluasi setelah project selesai.

What's Next

Hal-hal yang perlu diketahui mengenai Rolling Tasker ini:

Usage - cara penggunaan Rolling Tasker
Best Practices - guideline penggunaan Rolling Tasker
Case Studies - studi mendalam untuk beberapa kasus yang sering terjadi

Usage

Rolling Tasker dapat dilihat pada http://glyph.rollingglory.com/tasker/.

Pengisian dilakukan dengan menggunakan Telegram Bot @rollingtaskerbot

Join

Buka group Super Coaster di Telegram (rekues diinvite oleh admin dulu jika belum)
Ketik /join@rollingtaskerbot dan kirim pesan
Akan ada Rolling Tasker Bot di daftar teman Telegram

Logging

1. Buka chat dengan Rolling Tasker Bot ketikkan command

Command yang digunakan untuk logging adalah /log, ada beberapa cara penggunaan dari command ini.

Format lengkap dari command ini adalah sebagai berikut

/log slot D M YYY

Dengan slot adalah slot ke-berapa, D, M, YYY berturut-turut adalah tanggal, bulan, dan tahun. M dan YYY adalah opsional, jika dikosongkan maka akan dianggap bahwa bulan dan tahun saat ini.

Berikut ini adalah contoh command untuk melakukan logging pada slot ke-2 hari ini

/log 2

Berikut ini adalah contoh command untuk melakukan logging pada slot ke-1, pada tanggal 4 November 2017.

/log 1 4 11 2017

2. Pilih project yang dikerjakan

Pada contoh terakhir di atas, bot akan membalas dengan pesan seperti di bawah ini:

Project apa yang kamu kerjakan pada slot ke-1 tanggal 7?

Dan akan memberikan pilihan code project yang sedang aktif. Pilih salah satu sesuai dengan yang dikehendaki.

3. Tulis deskripsi

Kemudian bot akan membalas lagi untuk menanyakan deskripsi dari apa yang dikerjakan:

Tuliskan deskripsi singkat apa yang kamu kerjakan.

Silakan isi sesuai dengan aktivitas pengerjaan yang dilakukan.

Untuk acuan pengisian silakan cek ke Best Practices dan Case Studies.

Copying Command from Web

Command logging seperti di atas bisa di-copy dari website http://glyph.rollingglory.com/tasker/.

Klik slot yang ingin diisi (atau diupdate atau dihapus)
Dari popup yang muncul klik tombol Copy
Di chat Rolling Tasker Bot lakukan paste

Best Practices

Slot

1 slot adalah aktivitas pengerjaan dengan durasi sekitar 2 jam. Untuk setiap harinya, penomoran slot bisa mengacu pada waktu di bawah ini:

#	Jam
1	10.00-12.00
	11.00-13.00
2	12.00-14.00
	13.00-15.00
3	14.00-16.00
	15.00-17.00
4	16.00-18.00
	17.00-19.00
5	18.00-20.00
	19.00-21.00

Untuk lebih jelasnya dalam penggunaan acuan penomoran slot ini, dapat menuju ke halaman Case Studies

Description

Untuk memudahkan dalam pengisian deskripsi dan evaluasi projek, setiap deskripsi selalu diawali dengan prefix yang merupakan code dari apa yang dikerjakan. Jika ada lebih dari task yang dilakukan maka bisa dituliskan dengan dipisahkan.

Pengisian deskripsi ini diharapkan berkaitan dengan Trello.

Codenames

Project Management

AM - account management (follow up, proposal)
PM - project management (status checkup)
meeting
briefing
invoicing
review

Design

research
mockup - desain UI untuk proposal
wireframe
prototype - memasukkan design ke prototyping tools: marvel
guide - membuat styling guide
desain UI - desain UI halaman-halaman
ilustrasi - desain asset ilustrasi/icon
asset - mencari foto/assets/content
slicing - slicing asset
animation
implementation - tektokan dengan programmer saat fase implementasi

Engineering

dev - mengerjakan task development

Case Studies

Case 1

Tonton adalah seorang anak baik. Dia adalah seorang Creative Conceptor di Rolling Glory.

Dia sering datang di pagi yang cerah. Jam 8 pagi dia sudah datang dan mengerjakan task untuk hari itu.

Saat ini Tonton sedang diassign menjadi CC untuk Pandora dari sebuah klien untuk merevamp website yang sudah ada. Jadi Tonton melakukan research untuk website tersebut, mengkepoin kliennya untuk mendapatkan insight tentang background, visi, membandingkan dengan kompetitor, dan mencari referensi desain. Dia melakukan itu sampai jam 9.45, setelah itu dia beristirahat dengan meloncat-loncat dan berisik.

Kemudian sekitar jam 10 dia memulai kembali untuk task berikutnya, dia mengajak UX Designer untuk melakukan brainstorming untuk memilah mana yang feasible dan mana yang tidak.

Sekitar jam 12 walaupun belum selesai dia pun makan sudah menjadi kodratnya untuk makan siang. Dia merencanakan untuk melanjutkan di slot task berikutnya.

Sekitar jam 1 siang dia pun memulai kembali brainstorming tersebut dan kemudian melanjutkan dengan membuat Information Architecture untuk website yang akan diajukan.

Sekitar jam 3 an dia sudah selesai dan menyerahkan hasil sementara ke AM untuk dicek sebelum diajukan ke client. Karena memang sedang tidak ada task lain, dia pun bersantai dan mulai membuka PO jajanan.

Log Tasker Tonton untuk hari itu adalah sebagai berikut:

Slot	Project	Log	Note
1	AWP	research - insight company	8.00-10.00
2	AWP	research - brainstorming	10.00-12.00
3	AWP	research - brainstorming	13.00-15.00
		research - IA
4	N/A	-	15.00-17.00

Case 2

Tenten adalah seorang anak baik. Dia adalah seorang web developer di Rolling Glory.

Di suatu hari dia sampai studio jam 8,43 pagi. Setelah menyalakan laptop, mengobrol-ngobrol game terakhir yang dia mainkan semalam dan membuat kopi, waktu menunjukkan pukul 9.12 ketika dia siap untuk bekerja hari itu.

Dia mengerjakan halaman home project DES sampai sampai sekitar jam 12 an, lalu makan siang karena dia mudah lapar, sembari istirahat dan bercengkrama dengan teman-teman selama 1 jam.

Jam 1 an dia lanjut mengerjakan halaman home sampai jam 2 agar slot 2 yang dia tinggalkan tadi terlengkapi.

Sekitar jam 2 an setelah dia merasa target dia untuk halaman home hari ini sudah beres, dia kroscek ke PM menginfokan bahwa halaman home sudah, dan apakah ada yang diprioritaskan untuk next tasknya, PM nya mengecek dulu dan menginformasikan membuat halaman about dahulu saja di sisa 2 slot hari ini.

Tenten pun lanjut mengerjakan halaman about.

Tiba-tiba sekitar jam 3 an, PM nya datang dan ngomong bahwa project TROY butuh revisi. Tenten pun mengiyakan dan menyampaikan bahwa dia akan mengerjakan setelah slot 3 nya selesai biar nyaman dan dia punya waktu untuk ancang-ancang terlebih dahulu.

Tenten mengerjakan revisi project TROY jam 4 an dan mengerjakan sampai jam 6 an.

Log Tasker Tenten untuk hari itu adalah sebagai berikut:

Slot	Project	Log	Note
1	DES	dev - halaman home	9.00-11.00
2	DES	dev - halaman home	11.00-12.00 + 13.00-14.00
3	DES	tweak - halaman home	14.00-16.00
		dev - halaman about
4	TROY	fix bug - registrasi, login	16.00-18.00

Case 3

Tintin adalah seorang anak baik. Dia adalah seorang UI Designer di Rolling Glory.

Di suatu hari yang mendung, dia mulai mengerjakan task hari itu sekitar jam 8 pagi. Dia memulai dengan melanjutkan desain UI dari project DES. Sekitar jam 9.45 task dia untuk hari itu beres.

Kemudian karena ada suatu urusan dengan seorang gadis, Tintin izin keluar dulu dan baru balik jam 12 siang lebih. Kemudian dia pun mulai mengerjakan lagi, kali ini dia diberi task untuk memasukkan desain UI ke dalam prototyping tools untuk kemudian bisa dicek oleh PM dam UX designer. Dia melakukan itu sampai sekitar jam 14.00.

Lalu dia pun makan siang sambil beristirahat hingga jam 15.00 kurang.

Dia pun mulai mengerjakan untuk project baru bernama TROY yang baru saja diassign pagi itu. Sekitar jam 16.00 saat sedang asik-asik mengerjakan, PM dari DES meminta revisi untuk design UI dan cukup terburu-buru karena sore itu harus di-preview ke client.

Dia pun meninggalkan TROY dulu dan mengerjakan DES hingga selesai sekitar jam 16.15. Setelah itu dia beristirahat sejenak untuk menyiapkan pikiran kembali mengerjakan TROY.

Jam 16.30 dia mengerjakan TROY sampai sekitar jam 17.45.

Setelah semua pekerjaan hari itu beres, diapun main Doto dengan senyum mengembang.

Slot	Project	Log	Note
1	DES	design UI - about, contact us	8.00-10.00
3	DES	prototyping - semua halaman	12.00-14.00
4	DES	design UI - revisi artikel, event	15.00-16.00 + 16.30-17.45
5	TROY	design UI - home	16.30-17.45

Case 4

Tantan adalah seorang anak baik dan sholeh. Dia adalah seorang Android Developer di Rolling Glory.

Di hari Jumat itu Tantan sampai studio jam 10. Dia kemudian langsung mengerjakan project Andora fitur Survey sampai jam sekitar jam 11.30 dia berangkat ke masjid untuk Sholat Jumat.

Sekitar 12.30 dia selesai Sholat Jumat dan kemudian langsung makan sekitar sampai jam 1.

Kemudian dia lanjut mengerjakan project Andora fitur Survey dan kemudian dilanjutkan dengan fix bug yang sudah ada di Trello.

Sekitar jam 16.00 sudah saatnya Rolling Sharing Tantan pun ikut sharing.

Setelah sharing selesai jam 17.30, Tantan pun bUIld .APK untuk project Andora untuk preview dan setelah memastikan bUIld berhasil dan fitur yang dibuat sudah berjalan dengan baik, maka selesai sudah hari itu.

Slot	Project	Log	Note
2	AND	dev - fitur survey	10.00-11.30
3	AND	dev - fitur survey	13.00-15.00
		fix bug - all pages
4	AND	fix bug - all pages	15.00-16.00 - 17.30-18.20
		bUIld
5	RGB	sharing	16.00-17.30