Viseca Kreditkartenabrechnung – Frappe/ERPNext App

Automatisierte Verarbeitung von Viseca-Kreditkartenabrechnungen (Raiffeisen): PDF-Extraktion via Azure OpenAI GPT-4o, Belegkontrolle & Erinnerung. Entwickelt für Joker IT AG.

Übersicht

Diese Frappe-App ist speziell für Viseca Payment Services Kreditkartenabrechnungen entwickelt (wie sie über Raiffeisen, diverse Kantonalbanken und weitere Schweizer Banken ausgestellt werden). Sie automatisiert den gesamten Prozess der Belegkontrolle:

1. PDF hochladen – Viseca-Abrechnung als PDF in ERPNext hochladen
2. AI-Extraktion – GPT-4o Vision extrahiert alle Transaktionen automatisch (inkl. Fremdwährungen, Mehrfach-Karteninhaber)
3. Duplikaterkennung – PDF-Hash, Abrechnungsdatum und Transaktions-Matching verhindern doppelte Verarbeitung
4. Belegkontrolle – Karteninhaber bestätigen Belege direkt in ERPNext
5. Erinnerungen – Automatische E-Mails und Teams-Nachrichten bei fehlenden Belegen
6. Eskalation – Automatische Eskalation an die Finanzabteilung nach Fristablauf

Unterstütztes Abrechnungsformat

Die App ist auf das Layout von Viseca-Abrechnungen optimiert:

• Mehrseitige PDF mit mehreren Karteninhaber-Blöcken
• Fremdwährungstransaktionen (USD, EUR) mit Umrechnungskurs und Bearbeitungsgebühr
• Zwischensummen und Überträge pro Karte
• Kartenkontonummer und PayNet-Nummer im Header

Voraussetzungen

• ERPNext v16 / Frappe Framework v16
• Python 3.12+ (empfohlen: 3.14)
• Node.js 24 LTS
• Azure OpenAI Service mit GPT-4o Deployment
• Optional: Microsoft Teams (für Webhook-Benachrichtigungen)

Installation

Frappe Cloud

# Auf dem Frappe Cloud Bench
bench get-app https://github.com/jokerit/credit_card_reconciliation.git
bench --site DEIN-SITE install-app credit_card_reconciliation
bench --site DEIN-SITE migrate

Self-Hosted

cd ~/frappe-bench
bench get-app https://github.com/jokerit/credit_card_reconciliation.git
bench --site DEIN-SITE install-app credit_card_reconciliation
bench --site DEIN-SITE migrate
bench restart

Abhängigkeiten installieren

Falls openai und pymupdf nicht automatisch installiert werden:

cd ~/frappe-bench
bench pip install openai pymupdf

Einrichtung

1. Credit Card Settings konfigurieren

Gehe zu: Kreditkartenabrechnung > Credit Card Settings

Feld	Beschreibung
Azure OpenAI Endpoint	https://dein-resource.openai.azure.com/
Azure OpenAI API Key	Dein API Key
Deployment Name	gpt-4o
Teams Webhook URL	Optional: Teams Incoming Webhook
Erinnerung nach X Tagen	Standard: 5
Eskalation nach X Tagen	Standard: 14
E-Mail Finanzabteilung	Für Eskalations-E-Mails

2. Karteninhaber erfassen

Gehe zu: Kreditkartenabrechnung > Credit Card Cardholder

Erstelle für jeden Karteninhaber einen Eintrag:

Name	Karte (letzte 4)	E-Mail
Matthias	5366	matthias@joker-it.ch
Knut	5374	knut@jokerit.ch
Henry	5000	henry@jokerit.ch

Hinweis: Falls ein Karteninhaber beim Extrahieren nicht gefunden wird, erstellt die App automatisch einen neuen Eintrag mit einer Platzhalter-E-Mail.

Benutzung

Abrechnung verarbeiten

1. Gehe zu: Kreditkartenabrechnung > Credit Card Statement > + Neu
2. Setze das Abrechnungsdatum
3. Lade die PDF-Abrechnung hoch
4. Speichern
5. Klicke auf Aktionen > PDF extrahieren
6. Warte 30–60 Sekunden – die Transaktionen werden automatisch erstellt

Belege bestätigen

Karteninhaber können Belege auf zwei Arten bestätigen:

Direkt auf der Transaktion:

• Öffne eine Transaktion
• Klicke Aktionen > Beleg bestätigen oder lade einen Beleg hoch
• Optional: Aktionen > Kein Beleg nötig mit Begründung

In der Listenansicht:

• Gehe zu Credit Card Transaction
• Filtere nach Karteninhaber und Status "Offen"
• Wähle Transaktionen aus und verwende Bulk-Aktionen

Erinnerungen

Automatisch: Der Scheduler sendet täglich E-Mails an Karteninhaber mit offenen Belegen (nach Ablauf der konfigurierten Frist).

Manuell: Auf dem Credit Card Statement: Aktionen > Erinnerungen senden

DocTypes

DocType	Beschreibung
Credit Card Settings	Singleton: API-Keys, Schwellwerte, Templates
Credit Card Cardholder	Mapping: Name ↔ Kartennummer ↔ E-Mail
Credit Card Statement	Hochgeladene PDF-Abrechnung mit Fortschritt
Credit Card Transaction	Einzelne Transaktion mit Belegstatus

Workflow-Status

Credit Card Statement

Entwurf → Wird verarbeitet → Extrahiert → In Prüfung → Abgeschlossen

Credit Card Transaction

Offen → Bestätigt / Erinnerung gesendet → Erledigt / Kein Beleg nötig

API-Referenz

Endpoint	Beschreibung
extraction.extract_statement	PDF extrahieren (whitelisted)
reminder.send_reminders_for_statement	Erinnerungen senden (whitelisted)
transactions.bulk_confirm_receipts	Bulk-Bestätigung (whitelisted)
transactions.get_statement_summary	Zusammenfassung abrufen (whitelisted)

Teams-Integration

Die App unterstützt Microsoft Teams via Incoming Webhook:

1. Erstelle einen Incoming Webhook in deinem Teams-Kanal
2. Kopiere die Webhook-URL in die Credit Card Settings
3. Aktiviere "Teams-Benachrichtigungen aktiviert"

Die App sendet Adaptive Cards mit den offenen Positionen und einem Link zu ERPNext.

Bekannte Einschränkungen

• PDF-Grösse: Sehr grosse Abrechnungen (>10 Seiten) können das Token-Limit von GPT-4o erreichen
• Frappe Cloud: pymupdf ist möglicherweise nicht vorinstalliert – die App fällt dann auf PDF-Direkt-Upload zurück
• Teams Adaptive Cards: Maximale Payload-Grösse begrenzt die Anzahl Transaktionen in der Card

Lizenz

MIT