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Esta guía cubre las mejores prácticas para el uso compartido de archivos para los miembros del equipo de Mercy Corps que usan las aplicaciones de G Suite, en particular Google My Drive. Para simplificar esta guía, hablaremos del uso compartido de un solo archivo, como una hoja de cálculo. Sin embargo, las mismas opciones están disponibles cuando se comparte una carpeta de My Drive.
Nota: Mercy Corps está en proceso de transición a Microsoft 365 para el uso compartido de archivos. Una vez que se hayan establecido las mejores prácticas para esa plataforma, se creará un documento o recurso similar..
Hay varias razones por las que es mejor compartir un archivo con Google Drive y enviar un enlace en vez de enviar un archivo adjunto en un correo electrónico.
- Seguridad: puede cambiar con facilidad quién tiene permiso para acceder o editar su archivo. También puede establecer que el enlace sea sensible al tiempo, permitiendo el acceso al archivo solo durante un período de tiempo determinado.
- Control de versiones: al compartir un archivo alojado en línea, muchas personas tienen acceso a la vez y todos los cambios y comentarios quedarán en un solo archivo. El envío de un archivo como adjunto suele generar múltiples versiones del mismo documento con diferentes nombres de archivo, ediciones, comentarios, etc. ¡El propietario del documento perderá mucho tiempo tratando de compilar todo esto en un solo archivo! El uso de un enlace también garantiza que los destinatarios tengan siempre acceso a la versión más actualizada del documento.
- Tamaño de los archivos: Algunos departamentos de TI imponen restricciones al tamaño de los archivos adjuntos que se permiten. El envío de un enlace permite el uso compartido de archivos de cualquier tamaño.
- Edición sencilla: Los archivos compartidos como documentos de Google en Drive, Microsoft Word en OneDrive o formatos similares le permiten al destinatario abrir el documento e interactuar con él en un navegador web: no es necesario que tenga la versión más reciente de un determinado tipo de software.
Siempre que comparta documentos, debe tener en cuenta lo siguiente:
- Considere cuidadosamente la persona que creará el archivo o carpeta, la persona que será su propietario/administrador y quién tendrá acceso a él. Si los contratistas a corto plazo crean y administran archivos, ¡existe el riesgo de que los archivos o el acceso se vayan con los contratistas cuando se vayan!
- Solo otorgue el acceso a aquellos que necesitan el archivo.
- Los contenidos confidenciales, privados o de información de identificación personal (PII) deben tener siempre un acceso restringido. Si no puede determinar si el contenido debe ser restringido o cómo hacerlo, solicite ayuda al Departamento Jurídico o al equipo de Protección de Datos y Privacidad.
- Use el nivel de permisos adecuado.
- Consideremos un ejemplo en el que hay que crear un nuevo proyecto modelo. Lo más probable es que tenga acceso completo solo el equipo responsable de la creación del modelo. Cuando llegue el momento de recibir comentarios de otros, conceda permisos adicionales que solo permitan ver o comentar.
- Tenga mucho cuidado a la hora de otorgar acceso a los miembros del equipo que por accidente usen sus cuentas personales de correo electrónico. En lugar de otorgar acceso a una cuenta de correo electrónico personal, conceda acceso a su cuenta de Mercy Corps y pida al miembro del equipo que inicie sesión con esas credenciales.
- Los permisos cambian con el tiempo
- Si solo va a trabajar con alguien durante un corto periodo de tiempo o con personas ajenas a Mercy Corps, considere la posibilidad de dar permisos temporales. Si más tarde se olvida de eliminar el acceso, una fecha de vencimiento garantizará que se suspenda el acceso en el momento adecuado.
- Revise periódicamente la lista de personas que tienen acceso a sus archivos, carpetas o unidades compartidas para garantizar que elimina el acceso a los miembros del equipo que cambiaron de función o que ya no trabajan en Mercy Corps.
- Los contenidos de riesgo requieren pasos adicionales
- La información de identificación personal (PII), la información de identificación demográfica (DII) u otros tipos de datos personales están protegidos por múltiples leyes de protección de datos. Antes de compartir datos personales, compruebe los requisitos legales para compartir la información con otros. El intercambio inadecuado de datos personales puede poner en peligro a los participantes del programa, donantes, socios y miembros del equipo de Mercy Corps. Si tiene preguntas sobre los datos personales o la legislación de protección de datos, envíe un correo electrónico al equipo de Protección de Datos y Privacidad en dataprotection@mercycorps.org.
- Si la información se considera confidencial o de propiedad de la empresa, compártala solo con las partes necesarias y considere la posibilidad de otorgar un acceso temporal.
- Si la persona que recibe el archivo trabaja en un lugar inseguro, o si el contenido incluye datos personales, considere cifrar el archivo o protegerlo con una contraseña. Consulte las secciones de cifrado y desidentificación para ver ejemplos de cómo hacerlo.
- Nunca mueva los archivos sin el permiso del propietario.
- ¡Mover los archivos puede alterar quién tiene acceso y hacer imposible que otros encuentren el archivo! Consulte siempre con el propietario del documento antes de mover un archivo compartido a una nueva ubicación.
Encuentre las instrucciones para el tutorial sobre el uso compartido de archivos en Gdrive aquí.
Cómo y con quién compartirá datos debe ser parte de una estrategia más amplia para el ciclo de vida de los datos de un programa o actividad. Hay varios recursos que pueden ayudarle.
- El Data Playbook de la Federación Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja (IFRC) es un excelente recurso de ejercicios, planes de sesiones, listas de comprobación y otros materiales que le ayudarán a organizar conversaciones y actividades con su equipo. En particular, el Module 7 - Data Sharing es un buen punto de partida.
- El Handbook on Data Protection in Humanitarian Action del Comité Internacional de la Cruz Roja es una guía detallada de casi todos los aspectos de los datos humanitarios. El capítulo 2 trata específicamente del uso compartido de datos.
- El Data Responsibility Toolkit de Cash Learning Partnership está diseñado específicamente para los profesionales que son pagados con efectivo y vales, pero es un estándar de oro en la orientación para los datos responsables. Consulte especialmente la hoja de consejos n°. 6, «Compartir datos». El está disponible en inglés, árabe, francés, y español.